Politique interne de protection des renseignements personnels de la Coopérative de solidarité Verd’Eau


Loi 25 : Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels


1. Définition d’un renseignement personnel

Est un renseignement personnel (RP) tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Il peut s’agir notamment de renseignements d’identification, financiers, relatifs au travail et à la situation sociale ou familiale.

Ne bénéficient pas de cette protection les renseignements qui ont un caractère public comme la fonction qu’une personne occupe au sein d’une organisation, son nom, son courriel professionnel, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone au travail.


2. Inventaire des RP

Un inventaire des données recueillies par la Coopérative, de leur lieu de stockage ainsi que du système de protection actuel a été élaboré. Compte tenu de ces informations confidentielles, cet inventaire n’est pas rendu public. Ces renseignements seront détruits sous réserve des conditions et d’un délai de conservation prévus dans l’inventaire.


3. Registre d’incidents de confidentialité

La Coopérative tient un registre d’incidents de confidentialité.


4. Types de RP et accès

La Coopérative dispose de RP sur :

- Ses administrateur·trice·s :

Certains RP supplémentaires peuvent être occasionnellement demandés aux administrateur·trice·s, principalement aux fins de démarches administratives nécessaires (Caisse Desjardins, Registraire des entreprises du Québec, Revenu Québec, etc.). Dans ce cas, puisque les RP sont expressément exigés pour ces démarches administratives, les échanges par courriel tiennent lieu de preuves de consentement. Les RP sont détruits après la finalisation de ces démarches administratives.

- Ses membres :

Les RP des membres et de leurs représentant·e·s ne sont accessibles qu’à certains administrateur·trice·s, employé·e·s ou gestionnaires de la Coopérative. Il s’agit principalement des noms, prénoms, adresses de courriels et des numéros de téléphone. Ces informations sont en effet indispensables pour que ces administrateur·trice·s, employé·e·s ou gestionnaires puissent accomplir leurs mandats. Ces RP ne peuvent être divulgués qu’avec l’accord explicite des membres. Les RP sont regroupés et protégés dans l’inventaire.

- Ses employé·e·s, le cas échéant :

Les RP des employé·e·s sont accessibles uniquement aux administrateur·trice·s, à la direction et au service de la comptabilité. Toutes les informations sont regroupées et protégées dans l’inventaire.

- Ses ancien·ne·s employé·e·s, le cas échéant :

Les RP des ancien·ne·s employé·e·s sont détruits au bout de deux ans suivant leur départ de la Coopérative. Seules certaines informations sont archivées (noms, prénoms, adresses de courriel, contrats de travail et relevés d’emploi). Toutes ces informations sont regroupées et protégées dans l’inventaire. Elles sont accessibles uniquement aux administrateur·trice·s en fonction ainsi qu’à la direction.

- Les ancien·ne·s candidat·e·s, le cas échéant :

Tous les RP des candidat·e·s sont détruits une fois le processus de recrutement achevé. La Coopérative peut exceptionnellement conserver pour un maximum d’une année les RP de candidat·e·s (curriculum vitae), avec consentement explicitement obtenu des candidat·e·s concerné·e·s.

La Coopérative doit obtenir un consentement libre et éclairé d’une personne avant de pouvoir colliger ses renseignements personnels.

Toute personne concernée peut demander l’accès aux renseignements personnels détenus par la Coopérative à son égard.


5. Lieux de stockage des RP et systèmes de protection

- Serveur infonuagique : l’accès au serveur Google Drive est protégé par mots de passe. Google en assure la protection.

- Système de messagerie gmail : l’accès est donné aux administrateur·trice·s par invitation (par délégation) et géré par mot de passe connu de certains administrateur·trice·s. Google en assure également la protection.

- Dossiers papier : les dossiers papier contenant des RP sont conservés dans un même classeur verrouillé.

Certains RP sont fournis aux fins de démarches administratives (Registraire des entreprises du Québec, Revenu Québec, etc.), financières (Caisse Desjardins) ainsi qu’au service de la comptabilité. Ces différents fournisseurs ou administrations possèdent leur propre système de protection.


6. Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

Un·e administrateur·trice de la Coopérative nommé·e à cette fin est responsable de la protection des RP. Cette personne a la charge de voir à l’application de la loi et de répondre aux demandes exprimées par les usagers.


7. Consultation de la politique

La politique de protection des renseignements personnels est déposée dans le site web de la coopérative de même que le nom de la personne qui en est responsable.


Responsable : Robert Hyland